식품제조회사 이야기 - 4편 부서간 업무관계 분석요약

프롤로그

지금까지 수행해온 식품제조회사 실무부서의 담당자들과의 인터뷰 내용을 토대로 개별 부서의 업무와 연관 부서들과의 업무 협조 내용들을 분석한 결과를 공유합니다.

블로그에 기재하는 내용을 보다 압축적으로 전달하기 위해 우선 제품의 직접적인 생산에 관련된 부서간의 고유업무 및 연관 업무들의 플로우를 정리하고, 현 상황에서 발생하고 있는 주요 문제점들에 대해 추가적으로 분석해본 결과라고 보시면 됩니다.

실제 식품제조회사들 별로 나름대로 고유한 부서별 고유업무와 부서간 업무 협조 체계가 정립되어 있을 것으로 예상됩니다 이 예의 경우 가장 핵심적인 내용들 위주로 구성 및 해당 내용을 설명하므로 실제 회사별로 차이가 있는 내용이 존재할 수 있고, 차이가 나는 부분들에 대해서는 각각의 회사의 내부 실정에 맞게 부분 적인 조정을 통해 개략적인 업무 플로우를 맞춰볼 수 있을 것이라 생각합니다.

1. 부서간 업무 관계 분석표

부서간 업무 관계 분석내용의 주요 설명은 제품의 생산에 직접적으로 연관되는 이하의 5개 부서에 한해 설명합니다.

1.1 영업/마케팅

영업/마케팅 부서의 고유한 업무로는 제품의 영업과 판매 촉진을 위한 제품 마케팅이 있으나 제품의 생산에 관련된 분야로 시야를 이동해 보면 추가적으로 다음과 같은 추가 업무들이 진행되고 있음을 알수 있었습니다.

고객사 관련 업무: 고객과 신규 제품의 공급을 위해 협의 하는 과정에서 "제품정보"의 제공이 필요하며 이후 "고객의 주문"을 수령하거나 "신제품 개발요청"도 수령할 수 있습니다.
제품개발 관련 업무: 고객으로 부터 수령한 "신제품 개발요청" 정보는 제품개발 업무를 수행하는 부서(식품개발연구소)에 전달되며 이후 개발에 대한 정보를 지속적으로 공유 받아 다시 고객에게 피드백합니다.
구매자재 관련 업무: 고객의 주문을 수령하고 협의하는 과정에서 고객이 요청하는 납기를 준수할 수 있도록 실현 가능한 납기 예정 정보를 제공해야 하므로, 구매자재 부서로 부터 기본적인 자재정보를 공유받아야 합니다. 필요한 경우 자재의 재고정보는 물론 일부 자재의 발주정보도 공유 받아 제품의 생산의 완료 이후 실제 고객에게 공급 가능한 기일을 예측하기도 합니다.
생산 관련 업무: 생산 부서에 고객으로 부터 수령한 주문정보를 신속히 공유하여 고객이 원하는 날짜에 안정적으로 공급할 수 있도록 생산을 요청해야하며 이후 생산일정과 함께 생산실적 정보도 수시로 공유 받아야 합니다.

이상의 내용에서 알 수 있듯이 영업/마케팅 부서의 담당자도 제품의 개발 및 생산에 필요한 기초적인 정보를 정확히 공유 받고 있지 못하다 보니 영업/마케팅의 고유한 업무가 아님에도 고객에게 올바른 정보를 제공하기 위해 다른 부서와 수시로 커뮤니케이션 하면서 고객에게 제공해야 할 정보의 정확도를 높이기 위한 추가적인 업무들을 수행하고 있음을 알 수 있습니다.

1.2 제품개발

주록 식품개발연구소에서 수행하는 제품개발 업무는 고유한 개발업무와 함께 개발을 완료한 제품이 원할하게 생산될 수 있도록 여러 가지 기초적인 정보를 공유하고, 관리하는 업무를 수행해야 합니다.

영업/마케팅 관련 업무: 영업/마케팅 부서로 부터 요청되어온 "신제품 개발요청"에 대응해야 합니다. 보다 정확한 개발 요구사항을 이해하기 위해 수시로 "신제품 개발요청" 주체에 대한 정보를 영업/마케팅 부서에 문의하거나 다양한 문서의 형식으로 공유 받고, 실제 개발이 이루어지는 단계 마다 이들 부서에 개발의 진척상황에 대해서 공유해야 합니다.
구매자재 관련 업무: 제품을 개발함에 있어서 필요한 일부 원재료의 수불을 구매자재 부서에 요청하고 수불관리를 수행해야 합니다. 아직 까지 회사에서 사용한 적이 없는 신규 원재료를 제품 개발시 사용하는 경우 거래처를 직접 소싱하고 이 정보를 구매자재 부서에 공유하는 업무도 수행합니다. 또한 제품의 개발이 완료되면 적정량의 원재료를 생산 계획에 맞게 구매할 수 있도록 배합비 의 세부 정보를 구매자재 부서에 공유해야 합니다.
생산 관련 업무: 제품개발시 필요한 원재료를 경우에 따라 생산 현장에서 수불할 수도 있으므로 생산 현장에 대한 수불관리를 수행해야 합니다. 개발이 완료된 제품을 생산 현장에서 원할히 생산을 진행할 수 있도록 공정의 세팅이나 유의사항 등을 직접 생산 현장에 방문하여 지도 또는 지시해야 할 경우가 많으며 궁극적으로 일반 생산직 직원들이 정확한 배합을 지켜서 균일한 품질의 제품을 생산할 수 있도록 배합지시서 등의 정보를 가공하여 생산 부서에 전달해야 합니다. 또한 각각의 제품의 생산 결과를 토대로 각 가공 공정의 수율 정보를 취득하고 이를 차기 제품의 개발이나 기존 제품의 개선시 업데이트 하여 적용해야 하는 업무도 수행할 필요가 있습니다.
품질 관련 업무: 신제품의 개발과정에서 제품의 영양정보 분석의뢰 등을 식품개발연구소에서 자체적으로 수행할 수도 있으나 일부 업체는 품질보증 부서와의 협업을 통해 처리하기도 합니다. 이때 개발된 제품의 상세한 배합정보는 물론 시제품을 품질보증 부서에게 제공하고, 최종적으로 시험성적서 등의 형태로 분석 결과를 공유 받아 후속 업무에 적용해야 합니다.
거래처 관련 업무: 신규 원재료를 적용하는 경우 거래처를 직접 발굴하고 신규 원재료에 대한 견적, 성적서 등의 기초 자료를 제공 받아 제품 개발 과정에 적용해야 합니다.

이상의 내용에서 알 수 있듯이 제품개발 부서에서도 고유한 제품의 개발 업무 이외에 타 부서와의 원할한 협력을 위해 추가적인 업무들을 수행하고 있음을 알 수 있습니다.

1.3 구매자재

구매자재 부서는 원할한 생산을 위해 지속적으로 원재료 및 부자재를 수급하여 공급하는 업무를 주요 업무로 하며 자재의 재고관리 업무도 수행합니다. 이를 위해 다음과 같이 여러 관련 부서와의 협업이 필요합니다.

제품개발 관련 업무: 원재료 및 부자재의 구매시 발주량을 정하기 위해서는 제품개발 부서로 부터 제품의 배합비 및 포장 사양등의 정보를 제공 받아야 합니다. 이 정보를 이용하여 제품 단위별로 필요한 원재료 및 부자재의 수량을 집계해야 합니다. 별로도 이미 재고로 확보하고 있는 원재료 및 부자재에 대해 제품개발 용도로 필요한 수량을 수불관리 해야 하며, 신규 원재료에 대해서는 제품개발 부서로 부터 견적 및 거래처정보 등을 공유 받아 고유 업무에 적용해야 합니다.
품질 관련 업무: 구매 후 입고 되는 원재료 및 부자재에 대해 품질부서에서 입고 검수를 필수적으로 받아야 하는 경우 발주 후 입고 단계에서 품질부서와의 협업이 필요합니다. 품질부서에 일련의 자재 관련 서류와 함께 입고검수를 의뢰 하고 그 결과에 따라 자재를 재고관리 단계로 유입시키거나 반품 처리하는 업무를 수행합니다.
생산 관련 업무: 생산 계획에 따라 제품의 생산을 수행하는 생산부서에 대해서는 필요한 원재료/부자재를 생산시점에 맞게 수불관리 해야 하며, 일부 사용후 잔여된 자재는 거꾸로 생산부서로 부터 다시 회수하여 재고로서 지속 관리해야 합니다.
영업/마케팅 관련 업무: 구매자재 부서에서는 영업/마케팅 부서에서 수시로 요구하는 자재의 재고정보 및 발주/입고에 대한 정보를 수시로 공유해주어야 합니다.

이상의 내용에서 알 수 있듯이 구매자재 부서에서도 고유한 자재의 구매 및 재고관리 업무 이외에 타 부서와의 원할한 협력을 위해 추가적인 업무들을 수행하고 있음을 알 수 있습니다.

1.4 생산

제품의 생산을 담당하는 생산부서는 생산의 직접적인 활동 외에 대부분의 업무를 관련 부서와의 업무 협조를 통해 수행할 수 밖에 없습니다.

영업/마케팅 관련 업무: 영업/마케팅 부서로 부터 주로 생산계획의 수립에 필요한 요청을 접수하고 이미 수립된 생산일정 정보와 생산이 완료된 경우 실적 정보 등을 수시로 공유해야 합니다. 급히 이미 수립한 생산계획을 변경해야 할 사안들도 주로 영업/마케팅부서와의 협의를 거치게 됩니다.
제품개발 관련 업무: 제품의 개발을 담당한 부서로 부터 제품의 생산에 필요한 지침을 공유 받아야 합니다. 또한 생산에 필요한 원재료 또는 부자재를 구매자재 부서에 수불요청할 때에서 필요한 양을 산정하기 위해 제품의 개발부서로 부터 공유 받은 정보를 사용합니다. 경우에 따라서는 제품 개발부서에서 개발을 위해 요청하는 일부 원재료 및 부자재를 수불관리 해야 하는 경우도 발생합니다.
구매자재 관련 업무: 구매자재 부서와는 주로 생산에 소비되는 원재료 및 부자재의 수불에 관해 상호 업무 협조 합니다. 필요한 만큼 자재의 수불을 요청하여 자재를 공급받고 생산 완료 이후 잉여된 자재는 거꾸로 구매자재 부서로 반납 하는 등의 기본적인 수불관리 및 재고관리를 수행합니다. 생산에 필요한 일부 자재의 재고가 없는 경우에는 생산 기일에 맞춰 입고가 완료될 수 있는지도 수시로 체크해야 합니다.
품질 관련 업무: 제품의 생산과정에서 상시적으로 품질부서와의 협업을 통해 균일한 품질이 유지될 수 있도록 해야 합니다.

이상의 내용에서 알 수 있듯이 생산부서에서도 고유한 생산계획의 수립 및 생산진행에 따른 생산관리 업무 이외에 타부서와의 원할한 협력을 위해 추가적인 업무들을 수행하고 있음을 알 수 있습니다.

1.5 품질

사실 상 품질부서는 전 부서와의 업무와 연관 된다고 볼 수 있습니다. 금번 프로젝트에서는 품질부서의 업무 구현은 품질문서의 통합관리 이외에는 최소화 하기로 했으므로 별도로 기재하지 않습니다.

2. 부서간 업무 관계에서 발생하고 있는 문제점

앞서 설명한 주요 부서간 업무 관계에서 여러 가지 업무가 중복되고 수작업으로 처리되어야 하며, 수시로 타 부서와의 직접 적인 전화통화로 문제를 해결해야 하는 환경에 대해 정리하면 다음과 같습니다.

2.1 정보 공유의 어려움에서 발생하는 문제점

식품 제조회사에서 여러 가지 정보가 변경되어야 하는 사유는 다양합니다. 고객의 요청, 최고 경영자의 질의, 변경 요구등 다양한 사유에 의해 발생하는 정보의 변경과 원래의 정보 조차 공유하는데 현실적으로 어려움을 겪고 있으면서 다양한 문제들이 발생합니다.

자료의 무결성 훼손: 언제 누가 무슨 이유로 어떤 정보를 변경했는지 추적하기 어렵다 보니 각 부서에서 참고하는 자료가 서로 다름으로써 발생하는 문제가 자주 일어납니다.
시간손실: 경우에 따라서는 특정 부서에서 선점하고 있는 자료는 타 부서에서 열람하지 못하는 경우도 발생하여 이때에서는 업무의 시간적 손실이 뒤따르게 됩니다. 특히 수십년간 축적된 정보가 하나의 엑셀 문서등의 형태로 관리되는 경우에는 문서 자체의 열람시간에서 발생하는 시간 손실도 무시할 수 없는 수준이 됩니다.
통합되지 않는 개별문서: 시간의 손실을 줄이기 위해서 자의적 타의적으로 각 부서에서는 다양한 문서의 사본을 별도로 저장하게 되며 이 역시 서로 다른 정보를 참조하게 되는 문제로 직결됩니다.
빠른 정보 제공의 어려움: 각각의 부서에서 특정 정보를 빠르게 입수하여 사용해야 하는 경우 실시간으로 원하는 정보를 취득하기 어렵고 이에 따라 후속 업무 처리의 지연으로 발생하는 손실이 커지게 됩니다.

2.2 산발적 정보 변경의 요구

주요 경영진으로 부터 발생하는 산발적인 정보 변경의 요구가 그 대상 부서가 일원화 되어 있지 않은 문제도 발견되었습니다. 예를 들어 특정 제품의 개선 요구를 어떠한 경우에는 영업/마케팅부서 에게 요구하기도 하고 어떤 경우에는 직접 식품개발연구소로 요구하기도 합니다.

이러한 불합리한 업무 처리 플로우는 결국 각 부서의 실무자들간에 끊임없이 직접적인 전화통화를 이용하여 최신의 정보를 획득 및 공유하고 이에 대한 후속 처리를 해야 하는 상황으로 연결되기도 하며, 특히 별도의 정보 공유 및 커뮤니케이션의 시스템적 도구가 없는 상황이다 보니 일부 부서에서는 최신의 정보를 즉시 획득하지 못한 상태에서 일정한 시간이 경과되어 더 큰 문제를 유발하기도 합니다.

일예로 이 회사에는 그룹웨어와 같은 도구도 사용하지 않고 카카오톡의 단체 대화방을 통해 주요한 업무들이 지시되고 정보 또한 공유되고 있었습니다.

따라서 각각의 부서의 업무에 대한 개별적 시스템화를 진행하기 이전에 전반적인 부서별 업무영역과 업무 협조의 기준점을 마련해야 한다는 결론에 도달 할 수 있었습니다.

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